Monthly Archives: April 2010

Workshop Games – Teil 1: Stühle rücken

Vor einiger Zeit hatte ich das Vergnügen für ein paar Kollegen einen Workshop zum Thema Scrum zu halten. Ein Großteil der Workshop-Teilnehmer arbeitet gemeinsam in einem (Scrum-) Projekt. Ergänzt wurde die Runde durch „Gäste“, die einfach Interesse an dem Thema hatten und gerade in der Region unterwegs waren.

Da es sich hier um einen internen Workshop handelte hatte auch ich als Moderator ein wenig „Narrenfreiheit“ und konnte das eine oder andere ausprobieren. Der theoretische Stoff, den es zu vermitteln gab, wurde von mir durch einige Workshop-Spiel ergänzt. In dieser Artikelserie berichte ich über die Spiele und die Erfahrungen, die ich mit den einzelnen Spielen gesammelt habe. In der kommenden Zeit werde ich über die folgenden Spiele berichten:

  • Stühle rücken
    Ein „Willkommensspiel“, um gleich von Beginn an eine gewisse Spannung zu erzeugen
  • „Ich arbeite nur mit Super-Helden“
    Eine etwas andere Vorstellungsrunde
  • Principles in the pocket
    Ein kurzes Spiel zur Verdeutlichung der Prinzipien, die hinter dem Agilen Manifest stecken
  • Coin Sorting
    Spiel zur Verdeutlichung der Rolle des Kunden in Angebotsprozessen
  • Speed Boat Game
    Ein Spiel aus der Reihe der „Innovation Games„; dient zur Identifikation und Priorisierung von Problemen

Ich wünsche Euch viel Spaß mit diesem und den weiteren Artikeln der Serie.

Über Eure Meinung und Ansichten (gerne auch von den Teilnehmern selbst) freue ich mich in den Kommentaren.

Stühle rücken
Ausgangssituation

In vielen Besprechungsräumen sind die Tische und Stühle in einer U-Form angeordnet und aus meiner Sicht nicht geeignet für interaktive Workshops. Ich favorisiere entweder Gruppentische, sofern die Teilnehmer Tische benötigen, oder einen Stuhlkreis ganz ohne Tische. Gerade mit der letzten Variante habe ich sehr gute Erfahrungen gemacht, da dies die Teilnehmer etwas näher zusammen bringt und die Barriere „Tisch“ nicht vorhanden ist.

Leider ist es so, dass in vielen Konferenzräumen diese „besondere“ Sitzordnung extra „bestellt“ werden muss. Statt sich den üblichen Diskussionen über Sinn und Unsinn dieser Sitzordnung zu ergeben, kann man einfach die Teilnehmer in die Umgestaltung des Raumes einbeziehen. Gleichzeitig kann man anhand dieses Spiels den einen oder anderen Aspekt der Projektarbeit verdeutlichen.

Ablauf
  1. Zunächst begrüßt man die Teilnehmer und erklärt kurz das die Sitzordnung für den folgenden Workshop ungeeignet ist.
  2. Darauf hin bittet man die Teilnehmer die Sitzordnung umzugestalten. Wichtig dabei ist, dass man ihnen nicht erläutert wie man sich die Sitzordnung vorstellt.
  3. Nach der Erläuterung des Auftrags verabschiedet man sich und erklärt, dass man in 5 Minuten wieder im Raum ist und dann mit der neuen Sitzordnung starten möchte.
  4. In der Regel – gerade zu Beginn eines Workshops – legen die Teilnehmer voller Eifer los und fangen an den Raum umzugestalten. Und zwar ohne sich nach der genauen Sitzordnung zu erkundigen.
  5. Nachdem man wieder in den Raum kommt ist zunächst einmal (gespielte) Erschütterung angesagt.
  6. Danach erläutert man, dass die Sitzordnung leider nicht so ist, wie man sich das vorstellt und zeigt kleines Schaubild (siehe unten).
  7. Sinnvoll ist es nun darüber zu diskutieren wie wichtig es ist den Anforderungsgeber (also in der Regel den Kunden) in den Gesamtprozess einzubeziehen und Anforderungen genau zu hinterfragen.
  8. Anschließend stellt man gemeinsam mit den Teilnehmer die Tische und Stühle so um, wie man es für den Workshop benötigt.

Eine mögliche Sitzordnung

Uri-Geller-Variante

Ein Kollege hat mich noch auf eine Variante dieses Spiels gebracht.
Hierzu erzählt man vor dem eigentlichen Spiel eine kurze Geschichte, in der man erläutert, dass man kürzlich Uri Geller getroffen hat und dieser einem einen mentalen Trick beigebracht hat, den man nun zur Anwendung bringen möchte.
Anschließend erläutert man den Teilnehmern, dass man durch diesen mentalen Trick erkennen kann warum sie die folgende Aufgabe nicht erfolgreich abschließen werden.
Etwas „showmässig“ nimmt man nun einen Zettel und schreibt „IT-Leute denken sie wüssten was der Kunde will!“. Anschließend faltet man den Zettel, legt ihn gut sichtbar zur Seite und erläutert, dass man hier notiert hat hat warum die Teilnehmer die gestellte Aufgabe nicht erfolgreich abschließen werden. Anschließend macht man so weiter, wie im Abschnitt „Ablauf“ beschrieben.
Der Zettel sollte im Rahmen von Punkt 6 des Ablaufs entfaltet werden.
Aber Achtung! Diese kleine Geschichte erhöht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und sie werden nach dem Trick in diesem Spiel suchen… und vielleicht auch drauf kommen.

Lernziele

Dieses Spiel dient der Verdeutlichung wie wichtig es ist

  • den Kunden in den Prozess der Anforderungsanalyse einzubeziehen.
  • nicht jede Anforderung zu akzeptieren ohne sie konstruktiv zu hinterfragen.
  • den Kunden nach seiner Meinung und seinen Beweggründen zu fragen.

Des Weiteren ist dieses „Willkommensspiel“ eine gute Methode, um die Teilnehmer von Anfang an in Bewegung zu versetzen. Leider starten die meisten Workshops/ Schulungen mit einem größerer Redeblock. Und genau diesem (Anti-)Pattern wird mit diesem (und anderen „Willkommensspielen“) entgegen gewirkt.

Erfahrungen

In dem weiter oben angesprochenen Workshop habe ich dieses „Willkommensspiel“ in der Uri-Geller-Variante gespielt.
Interessanter Weise haben die meisten Teilnehmer sofort angefangen die Stühle und Tische bei Seite zu stellen ohne weitere Fragen zu stellen. Mindestens ein Teilnehmer allerdings hat den „Braten gerochen“ und sofort nach meiner Anforderung an die neue Sitzordnung gefragt. Kompliment! Gut aufgepasst bzw. mich gut durchschaut.
Doch auch wenn das Spiel nicht zu 100% funktionierte, würde ich es in jedem Fall wieder einplanen, denn für viele der Teilnehmer gab es einen Denkanstoß. Darüber hinaus hat es die Teilnehmer aus ihrer „Comfort Zone“ befreit und somit klar gemacht, dass dieser Workshop ein wenig anders wird.
Zusammengefasst: Ein gutes Spiel für den Beginn eines Workshops.

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Atlassian User Group Hamburg

Wie bereits in einem der letzten Artikel angekündigt, möchte ich an dieser Stelle meinem Versprechen nachkommen und anlässlich unseres Gastbeitrags bei Atlassian ein paar Worte zu Atlassian und der Atlassian User Group Hamburg verlieren.

Atlassian ist ein Unternehmen, genauer gesagt ein Softwarehersteller, welches mich fasziniert. Nicht nur die Produkte an sich begründen diese Faszination, sondern das Unternehmen als solches. Über die Philosophie von Atlassian habe ich mich in einem früheren Blogeintrag (damals unter anderer Flagge) bereits ausgelassen. Mit dieser Philosophie kommt das Unternehmen sehr nah an das heran, was ich gerne als „Open Company“ bezeichne. Kurz zusammen gefasst: Sie gewähren Ihren Kunden einen tiefen Einblick in die Unternehmensstrukturen und -abläufe.

Als Atlassian im letzten Jahr ein neues User Group Sponsoring Programm aufgelegt hat, waren wir (Christian Dähn und ich) uns schnell einig eine solche User Group auch in Hamburg zu gründen (Kurz: AUG HH). Derzeit sind wir mit dieser User Group noch die Einzigen in Deutschland. Somit ist die AUG Hamburg auch gleichzeitig die AUG Deutschland. Zieht man die Grenze noch ein wenig weiter, so bilden wir – gemeinsam mit der AUG London – die AUG EMEA.

Nach unserem zweiten Meeting im vergangenen März hat Atlassian uns gebeten einen Gastartikel über die Gründung einer User Group zu verfassen. Diesem Angebot sind wir natürlich gerne nachgekommen. Der Artikel erschien in der letzten Woche und nach einigen Publizierungsschwierigkeiten könnt Ihr ihn direkt von der Atlassia-Seite abrufen.

Der Artikel beschreibt fünf Schritte (plus einen geheimen sechsten Schritt), die für die Gründung einer User Group notwendig sind.
Frei übersetzt lauten diese:

  1. Baue ein Organisationsteam auf
  2. Lege ein Datum fest… und bleibe dabei
  3. Finde Leute mit entsprechenden Ressourcen
  4. Erstelle eine Plattform für die Teilnehmer
  5. Lass Deine Teilnehmer die Arbeit tun
  6. (Secret Step) Tu es einfach

Ich möchte an dieser Stelle nicht den Blogeintrag auf der Atlassian-Seite übersetzen, sondern die Gelegenheit nutzen, um nochmals kurz auf die – aus meiner Sicht – wichtigsten Schritte einzugehen.

Die wichtigsten Schritte

Aus meiner persönlichen Sicht sind die Schritte 2 und 6 die Entscheidenden.

Bei Schritt 2 geht es im Wesentlichen um Timeboxing.
Dieses Konzept sieht vor für eine anstehende Aufgabe oder ein Aufgabenpaket einen Zeitrahmen festzulegen, der unter keinem Umstand angepasst wird. Kommt es dazu, dass die anstehende Arbeit nicht im vorgesehenen Zeitrahmen erledigt werden kann, so wird die Menge der Arbeit angepasst und nicht der Termin nach hinten geschoben. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass als erstes Themen bzw. Aspekte einer Aufgabe bearbeitet werden, die dringend zum Ende des Zeitrahmens benötigt werden. Ein Konzept, welches nicht nur bei der Organisation einer User Group hilft, sondern eigentlich in jeder Lebenslage.

Schritt 6 könnte auch als Yoda-Schritt beschrieben werden:

Try not! Do or not. There is no try. – Meister Yoda

Diese Sichtweise wurde mir während unseres ersten Organisationsmeetings mal wieder klar.
Ich fragte mich während der ersten Planungs-Session eine geraume Zeit wie wir das User Group Meeting erfolgreich machen können. Erst als ich mir sicher war, dass unser Meeting auch erfolgreich wird, wollte ich die nächsten Planungsschritte in Angriff nehmen. Eine Sichtweise, die mich persönlich in der Arbeit blockiert hat.

Die Sichtweise sollte eigentlich eine andere sein: Sofern man sich sicher ist, dass die anstehende Aufgabe sinnvoll ist, sollte diese in Angriff genommen werden. Es geht bei dieser Sichtweise weniger um Erfolg oder Mißerfolg, sondern vielmehr um die Durchführung der Aufgabe.
Auf unser Anwendungsbeispiel („Organisation einer User Group“) bezogen: Letztendlich war es uns egal, ob wir bei dem ersten Meeting mit 3 oder 30 Personen zusammen sitzen. Hauptsache wir haben Spaß und die Möglichkeit sinnvolle und konstruktive Diskussionen zu führen.

Get in touch…

Unser nächstes Meeting findet am Donnerstag, den 03. Juni 2010, in den Räumen der CoreMedia in Hamburg statt.

Wollt Ihr uns treffen und mit anderen Atlassian-Usern und Collaboration-Fans spannende Diskussionen bei Pizza und Bier führen, dann bleibt über einen der folgenden Kanäle auf dem Laufenden:

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ARIS Express – Prozesse einfach modellieren

Logo von ARIS ExpressWer sich mit dem Thema Geschäftsprozessmanagement befasst, der kommt an ARIS nicht vorbei. Das Konzept, welches einst von Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer entwickelt wurde, macht bei der Darstellung einfacher Prozessabläufe nicht halt, sondern ermöglicht es uns komplexe Prozesszusammenhänge und Unternehmensarchitekturen zu visualisieren.
Doch wer nicht das komplexe ARIS Toolset (später: Business Architect) zur Hand hat, der muss gezwungener Maßen auf Visio-Schablonen zurück greifen. Damit ist jetzt  Schluss!
Wie mir die netten Mitarbeiter von IDS Scheer während meines letzten CeBIT-Besuchs erzählten, gibt es nun eine kostenlose Version des Modellierungstools Business Architect. Der Name: ARIS Express.
Mit ARIS Express lassen sich einfache Modelle so schnell erstellen, wie mit keinem anderen Programm. Nach einem ersten Test bin ich mir absolut sicher, dass ich es schaffe Visio mehr und mehr aus meinem Alltag zu vertreiben.

ARIS – Grundlagen

Der Reihe nach:
Bevor ich etwas näher auf das Tool eingehe, möchte ich für alle die, die nicht so sehr mit ARIS vertraut sind, ein paar Grundlagen darstellen.
Die erste Veröffentlichung, die sich mit ARIS (kurz für: Architektur integrierter Informationssysteme) beschäftigte, war ein Essay mit dem Namen „ARIS-House of Business Engineering“ von Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer.

ARIS Haus

Das Herzstück dieser Methodik ist das ARIS Haus. Dieses Haus zeigt die verschiedenen Sichten, die beim Blick auf einen definierten Kontext eingenommen werden können. Jede dieser einzelnen Sichten beinhaltet verschiedene Modellierungsverfahren, die es ermöglichen die zu jeder Sicht passenden Informationen darzustellen. Vereint werden alle Sichten in der Steuerungssicht, die die Prozesse beinhaltet. Das wohl bekannteste Modell dieser Steuerungssicht ist die EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette). Die Informationen aus alle Sichten können untereinander verknüpft werden. Ein unschätzbarer Vorteil, denn erst dadurch wird eine konsistente und stringente Abbildung – und vor allem Auswertbarkeit – der Informationen möglich.

Dieses, doch recht komplex anmutende Konzept, findet seine Umsetzung in Tools, die von der Firma IDS Scheer bereit gestellt werden. Früher unter dem Namen ARIS Toolset bekannt, trägt das Tool heute den Namen Business Architect. Vor einigen Jahren wurde das Werkzeug in einer OEM-Version von Oracle gekauft und ist seitdem Bestandteil der Oracle BPA Suite. Doch egal welches dieser Tools zu Einsatz kommt: Alle sind komplex, Client-Server basiert und sehr mächtig. Also alles andere als eine schlanke Einzelplatzlösung.

ARIS Express

In meiner persönlichen Wahrnehmung habe ich die IDS Scheer und die damit verbundenen Modellierungskonzepte immer als etwas altbacken und konservativ wahr genommen. Dieser Wahrnehmung arbeitet IDS Scheer – spätestens seit dem sie von der Software AG aufgekauft wurden – entgegen. Jüngste Maßnahmen sind die Gründung einer eigenen ARIS Community unter dem Slogan „We love BPM“ und die Bereitstellung einer abgespeckten Einzelplatzversion des Business Architect namens ARIS Express. ARIS Express besteht im Wesentlichen aus der Modellierungskomponente des Business Architect. Die Modelle, die mit ARIS Express erstellt werden, werden nicht in einer Datenbank, sondern in Form einer Datei abgelegt. Diese Datei kann für eine spätere Wiederverwendung in das „große“ Tool importiert werden.


Eine weitere Einschränkung, die ARIS Express mit sich bringt, ist die Anzahl der Modelle.
Folgende Modelle sind in ARIS Express verfügbar:

  • Organigramm – Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens
  • Datenmodell – Veranschaulichung von Datenstrukturen auf einer konzeptionellen (fast fachlichen) Ebene
  • IT-Infrastruktur – Stellt die Zusammenhänge von Hardware und Netze dar
  • Systemlandschaft – Zeigt die Systeme und deren Zusammenhang
  • Whiteboard – Ein noch sehr junges Modell zur Strukturierung von Informationen
  • Prozesslandschaft – Im Business Architect unter dem Namen Wertschöpfungskettendiagramm bekannt. Stellt die konzeptionell oberste Ebene einer Geschäftsprozesslandschaft dar und bildet damit den Einstieg in einen Prozess
  • Geschäftsprozess – Die ereignisgesteuerte Prozesskette dient zur Visualisierung des eigentlichen Ablaufs. Besonders in fachlichen Kontexten ein sehr gutes Modell, da die Darstellung einfach zu lernen und zu lesen ist
  • BPMN-Diagramm – Auch dieses Modell dient zur Darstellung von Abläufen. Setzt dabei allerdings nicht auf den proprietären Standard EPK, sonder auf den freien Standard BPMN in der Version 2.0
  • Freies Diagramm – Das freie Diagramm beinhaltet keine Regeln. Hier kann mit einigen Symbolen frei modelliert werden

Das wohl überzeugendste Argument für ARIS Express ist allerdings die Benutzerfreundlichkeit. Anders als beispielsweise bei Visio sind die Symbole einfach zu platzieren, miteinander zu verbinden und auf der Zeichnungsfläche zu verschieben. Die Regeln, sie ARIS hinsichtlich der Modellierung mitgibt, sind direkt im Tool umgesetzt. Auf diese Weise bekommt der User klare Leitplanken vorgegeben. Nachteil hier: Man sollte sich im Vorfeld – zumindest grundsätzlich – mit den Regeln vertraut machen, um zügig Modelle erstellen zu können.

Fazit

ARIS Express ist mein persönliches Tool-Highlight dieses noch jungen Jahres!
Prozesse darzustellen ist mit diesem Werkzeug einfach wie nie. Wer nicht den proprietären Standard EPK benutzen möchte, der kann Prozesse auch mit BPMN 2.0 abbilden. Somit sind auch etwas technischere Darstellung von Prozessabläufen einfach zu realisieren. Neben der Darstellung von Prozessabläufen eignet sich das Tool einfach sehr gut zur Darstellung von einfachen Zusammenhängen aller Art. Und das äußerst komfortabel. Von der Idee bis zum fertigen Modell vergehen oft nur wenige Minuten (Ladezeit mit eingerechnet). Die Pflege und Wartung der Modelle funktioniert dabei mit dem gleichen Komfort.
Die Exportmöglichkeiten in Richtung PDF, EMF und RTF sorgen dabei für eine einfache Publizierung.

Kurzum:
Steht Ihr vor der Herausforderung Prozesse jeglicher Art visualisieren zu müssen?
Habt Ihr von Visio die Nase voll?
Und kein professionelles Modellierungstool zur Hand?

Ja!? Dann zögert nicht lang, surft auf http://www.ariscommunity.com und testet ARIS Express. Über Euer persönliches Testergebnis freue ich mich in den Kommentaren.

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